Từ khi Nghị định số 320/2025/NĐ-CP được ban hành, nhiều doanh nghiệp băn khoăn: tiền lương, tiền công trả cho người lao động từ 5 triệu đồng trở lên có bắt buộc phải chuyển khoản hay không? Quy định này áp dụng từ đầu năm 2025, từ ngày Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp có hiệu lực hay từ ngày Nghị định được ban hành?
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Trả lương bằng tiền mặt có thể vẫn phù hợp với thỏa thuận lao động, nhưng nếu không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán thì khoản tiền lương đó có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng
Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp được trừ khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính thực tế, hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán.
Trong đó, đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Điểm đáng chú ý là quy định không chỉ đề cập đến việc mua hàng hóa, dịch vụ mà còn bao gồm cụm từ “các khoản thanh toán khác”. Theo hướng dẫn chính thức của Bộ Tài chính, tiền lương, tiền công trả cho người lao động thuộc phạm vi áp dụng của điều kiện này.
Tiền lương từ 5 triệu đồng có bắt buộc phải chuyển khoản không?
Cần phân biệt giữa hai vấn đề:
- Hình thức trả lương theo pháp luật lao động;
- Điều kiện tính khoản tiền lương vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Pháp luật lao động cho phép người sử dụng lao động trả lương bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động theo thỏa thuận. Tuy nhiên, pháp luật thuế có thể đặt ra thêm điều kiện để khoản chi đó được tính vào chi phí được trừ.
Bộ Tài chính đã hướng dẫn rằng, đối với tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, kể từ thời điểm Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Như vậy, doanh nghiệp vẫn có thể trả lương bằng tiền mặt theo thỏa thuận với người lao động. Tuy nhiên, nếu từng lần thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên thì khoản chi bằng tiền mặt có nguy cơ không đáp ứng điều kiện để được trừ khi tính thuế TNDN.
Thời điểm bắt đầu áp dụng là ngày nào?
Nghị định số 320/2025/NĐ-CP được ban hành và có hiệu lực từ ngày 15/12/2025.
Bộ Tài chính cũng xác định cụ thể rằng quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng trở lên được áp dụng kể từ ngày 15/12/2025, không áp dụng hồi tố từ ngày 01/01/2025.
Doanh nghiệp có thể lưu ý theo hai giai đoạn:
Khoản lương đã thanh toán trước ngày 15/12/2025
Đối với tiền lương, tiền công đã thực tế thanh toán trước ngày 15/12/2025, chưa áp dụng điều kiện mới bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm các điều kiện thông thường như:
- Có hợp đồng lao động hoặc hồ sơ giao việc phù hợp;
- Có bảng chấm công, bảng tính lương;
- Có phiếu chi hoặc chứng từ người lao động ký nhận;
- Khoản lương được ghi cụ thể trong hồ sơ lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng;
- Thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN và bảo hiểm xã hội nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
Khoản lương thanh toán từ ngày 15/12/2025
Từ ngày 15/12/2025, nếu doanh nghiệp thực hiện một lần thanh toán tiền lương, tiền công cho một người lao động với số tiền từ 5 triệu đồng trở lên thì cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi đáp ứng điều kiện được trừ.
Cách thực hiện rõ ràng và an toàn nhất là chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản đứng tên người lao động, đồng thời lưu ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc chứng từ giao dịch điện tử kèm theo bảng lương.
Căn cứ vào tháng tính lương hay ngày thực tế trả lương?
Quy định sử dụng cụm từ “khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần” và Bộ Tài chính xác định áp dụng đối với khoản thanh toán kể từ ngày 15/12/2025. Vì vậy, doanh nghiệp nên căn cứ vào thời điểm thực tế chi trả để thực hiện.
Ví dụ, tiền lương tháng 11/2025 được doanh nghiệp thanh toán vào ngày 10/12/2025 thì chưa thuộc thời gian áp dụng điều kiện mới.
Ngược lại, nếu tiền lương tháng 11/2025 được thanh toán vào ngày 20/12/2025 và số tiền từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, cách xử lý thận trọng là doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt. Mặc dù tiền lương được tính cho thời gian làm việc trước đó, thời điểm thực hiện khoản thanh toán đã phát sinh sau ngày Nghị định có hiệu lực.
Hiểu như thế nào về cụm từ “từng lần từ 5 triệu đồng trở lên”?
Ngưỡng 5 triệu đồng được xét đối với từng lần doanh nghiệp thanh toán cho người lao động, không phải căn cứ vào tổng quỹ lương của toàn công ty.
Ví dụ:
- Công ty trả một lần 12 triệu đồng cho nhân viên: cần thanh toán không dùng tiền mặt;
- Công ty trả một lần 5 triệu đồng: thuộc ngưỡng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
- Công ty trả một lần 4,8 triệu đồng: có thể trả tiền mặt nếu có đầy đủ chứng từ hợp pháp;
- Công ty trả lương cho 10 nhân viên, mỗi người 4 triệu đồng: từng khoản dưới 5 triệu đồng nên không bắt buộc áp dụng điều kiện này chỉ vì tổng số tiền chi trong ngày vượt 5 triệu đồng.
Bộ Tài chính xác nhận khoản tiền lương, tiền công từng lần dưới 5 triệu đồng có thể được thanh toán bằng tiền mặt và vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán, có đầy đủ hồ sơ và chứng từ
Doanh nghiệp không nên cố tình chia nhỏ một khoản lương thành nhiều lần thanh toán chỉ để mỗi lần thấp hơn 5 triệu đồng. Cách làm này có thể bị đặt câu hỏi về mục đích giao dịch và tính trung thực của hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Tiền lương 5 triệu đồng được xác định trước hay sau khi khấu trừ?
Quy định hiện hành nhấn mạnh vào giá trị của từng lần thanh toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lập bảng lương thể hiện đầy đủ:
- Tổng thu nhập của người lao động;
- Các khoản phụ cấp, tiền làm thêm giờ và tiền thưởng;
- Khoản bảo hiểm người lao động phải đóng;
- Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ;
- Khoản tạm ứng hoặc khoản phải thu khác;
- Số tiền thực tế còn phải thanh toán.
Để hạn chế tranh luận, trường hợp tổng lương từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển khoản ngay cả khi số tiền thực nhận sau các khoản khấu trừ thấp hơn 5 triệu đồng.
Những chứng từ doanh nghiệp nên lưu giữ
Việc có chứng từ chuyển khoản không thay thế toàn bộ hồ sơ tiền lương. Để khoản chi được chấp nhận, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh người lao động thực tế làm việc và khoản lương thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Một bộ hồ sơ nên bao gồm:
- Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc hoặc hồ sơ giao việc;
- Bảng chấm công, bảng xác nhận khối lượng công việc;
- Bảng tính lương được phê duyệt;
- Quy chế lương, thưởng, phụ cấp;
- Chứng từ chuyển khoản hoặc bảng kê giao dịch ngân hàng;
- Hồ sơ khấu trừ và kê khai thuế TNCN;
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội nếu thuộc đối tượng tham gia;
- Quyết định thưởng, quyết định làm thêm giờ hoặc hồ sơ bổ sung khác.
Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ kỳ lương và người nhận, chẳng hạn: “Thanh toán lương tháng 06/2026 – Nguyễn Văn A”. Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu số tiền trên bảng lương với số tiền chuyển khoản và số liệu hạch toán.
Trả lương từ nhiều tài khoản có được không?
Doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán trực tiếp từ tài khoản đứng tên doanh nghiệp sang tài khoản đứng tên người lao động.
Việc giám đốc, kế toán hoặc một cá nhân khác dùng tài khoản cá nhân để trả lương thay doanh nghiệp có thể làm phát sinh khó khăn khi chứng minh dòng tiền. Nếu có tình huống đặc biệt, doanh nghiệp cần có hồ sơ ủy quyền, chứng từ hoàn ứng và căn cứ nội bộ rõ ràng. Tuy nhiên, đây không phải là phương án nên sử dụng thường xuyên.
Người lao động không có tài khoản ngân hàng thì xử lý thế nào?
Trường hợp người lao động nhận mỗi lần dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp có thể trả tiền mặt nếu có phiếu chi, bảng ký nhận và đầy đủ hồ sơ kế toán.
Trường hợp mỗi lần trả từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên hỗ trợ người lao động mở tài khoản thanh toán để nhận lương. Nếu vẫn trả bằng tiền mặt, dù việc trả lương có thể không trái với thỏa thuận lao động, khoản chi có thể không đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN. Bộ Tài chính cho rằng quy định về điều kiện thuế này không mâu thuẫn với quyền lựa chọn hình thức trả lương theo pháp luật lao động.
Quy định này có bị thay đổi trong năm 2026 không?
Nghị định số 141/2026/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định số 320/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, phần sửa đổi liên quan đến Nghị định số 320/2025/NĐ-CP là bổ sung khoản 15 Điều 4 về miễn thuế đối với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, không sửa đổi quy định tại Điều 9 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Do đó, tính đến thời điểm cập nhật bài viết, yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên vẫn đang được áp dụng.
Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro?
Doanh nghiệp nên rà soát ngay quy trình trả lương và thực hiện thống nhất từ bộ phận nhân sự, kế toán đến người phê duyệt thanh toán.
Từ ngày 15/12/2025, các khoản lương, tiền công, thưởng hoặc khoản phải trả khác cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên nên được thực hiện qua tài khoản. Đồng thời, doanh nghiệp cần cập nhật hình thức trả lương trong hợp đồng lao động, quy chế tiền lương và quy chế tài chính để phù hợp với cách thực hiện thực tế.
Đối với các khoản đã trả bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên sau ngày 15/12/2025, doanh nghiệp cần lập danh sách riêng để đánh giá rủi ro khi quyết toán thuế. Không nên tự ý lập lại, sửa ngày hoặc tạo chứng từ không phản ánh đúng giao dịch thực tế.
Kết luận
Mốc thời gian quan trọng doanh nghiệp cần ghi nhớ là ngày 15/12/2025.
Kể từ ngày này, tiền lương, tiền công thanh toán cho từng người lao động, từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN.
Các khoản dưới 5 triệu đồng vẫn có thể trả bằng tiền mặt nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp. Tuy nhiên, để thống nhất quy trình, minh bạch dòng tiền và hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp nên chuyển sang trả lương qua tài khoản cho toàn bộ người lao động.
Bài viết mang tính chất tham khảo. Việc xác định chi phí được trừ cần căn cứ hồ sơ thực tế, thời điểm thanh toán và các văn bản có hiệu lực tại thời điểm áp dụng.